Ook vertrouwelijk papier valt onder de AVG-wet

28 juni 2018
AVG - Papier vernietiging - Milieu Service Nederland

Op 25 mei van dit jaar is de nieuwe privacywet in werking getreden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook wel de AVG-wet genoemd. Deze wet omvat strenge eisen op het gebied van privacygevoelige data. Bedrijven zijn nu verplicht om nog zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens. Zo dienen zij onder andere duidelijk te zijn over welke persoonsgegevens zij verzamelen, hoe en waarvoor deze gegevens gebruikt worden en hoe ze beveiligd en opgeslagen worden.

 

VERGEET UW PAPIEREN DATA NIET

In de voorbereidingen voor de nieuwe privacywet, leek vooral veel aandacht te zijn voor de beveiliging van digitale data. Het is natuurlijk heel goed dat de digitale data zo goed beveiligd worden en dat hier zoveel aandacht aan wordt besteed, maar het is wel belangrijk dat we niet vergeten dat de privacywet ook geldt voor papieren data. Ook papieren kunnen immers privacygevoelige informatie bevatten en dus onder de AVG-wet vallen.

Zelfs in het huidige digitale tijdperk, is het eigenlijk onmogelijk om binnen een organisatie helemaal geen gebruik meer te maken van papier. Zo worden bijvoorbeeld veel overeenkomsten geprint om deze te ondertekenen of wordt er digitale data uitgeprint, zoals bijvoorbeeld e-mails.

VEILIGHEIDSINCIDENTEN MET PAPIEREN DATA

Uit een onderzoek van Rexel Shredding in Groot-Brittannië bleek dat veel veiligheidsincidenten zich voordoen met papieren data. In 2016 had maar liefst 40 procent van de veiligheidsincidenten te maken met papieren data. Hierbij werden papieren bijvoorbeeld op een onveilige locatie achtergelaten, naar de verkeerde ontvanger gestuurd, verloren of niet goed genoeg vernietigd. Ondanks dat het hier om een Engels onderzoek gaat, geeft het wel goed aan dat er veel verschillende manieren zijn waarop veiligheidsincidenten met vertrouwelijke papieren kunnen ontstaan. Ook in Nederland kan het immers gebeuren dat iemand documenten kwijtraakt, naar de verkeerde ontvanger stuurt, op een onveilige locatie opslaat of niet secuur genoeg vernietigd.

VERNIETIGEN VAN VERTROUWELIJKE PAPIEREN

Voor zowel digitale als papieren data geldt dat niet alleen het verzamelen en beheren van de data voortaan zorgvuldiger dient te gebeuren, ook het vernietigen hiervan moet zo veilig mogelijk worden gedaan. De techniek staat niet stil. Daardoor wordt het steeds makkelijker om met papierresten de oorspronkelijke documenten te reconstrueren. Aan het vernietigen van vertrouwelijke documenten worden daarom steeds strengere eisen gesteld. Als er sprake is van documenten waarin veel privacygevoelige informatie staat, is het van belang de hoogst mogelijke vernietigingskwaliteit te handhaven.

ZELF VERNIETIGEN OF UITBESTEDEN

Er zijn meerdere manieren waarop u uw vertrouwelijke documenten kunt vernietigen. Het is mogelijk om een eigen shredder in uw organisatie te plaatsen of om een externe partij in te schakelen om de papieren te vernietigen.

EIGEN SHREDDER

De nieuwe privacywet verplicht organisaties die hun eigen documenten vernietigen er wel toe dat zij gebruikmaken van de beste technieken om dit te doen. Anders is het te makkelijk om de documenten toch weer leesbaar te maken. De eisen waaraan papierversnipperaars dienen te voldoen, worden dan ook steeds strenger. Daarnaast is het natuurlijk ook van belang dat niemand de papieren kan inzien voordat deze vernietigd worden. Voor het vernietigen is het dus van belang dat de documenten ergens worden opgeslagen waar niemand deze kan inzien of weghalen. Dat zijn wel zaken waaraan gedacht moet worden bij het gebruiken van een eigen shredder. Daarnaast blijven organisaties dan zelf zitten met de overgebleven snippers en als deze dus niet klein genoeg zijn, kunnen deze gebruikt worden om de documenten te reconstrueren.

EXTERNE PARTIJ

Veel organisaties kiezen ervoor om hun vertrouwelijke papieren in te laten zamelen via een betrouwbare externe partij, zoals bijvoorbeeld Milieu Service Nederland. Milieu Service Nederland zorgt voor een betrouwbare inzameling, afvoer en vernietiging van vertrouwelijke documenten. Dankzij onze speciale inzamelmiddelen voor vertrouwelijk papier, kan niemand na het weggooien nog bij de documenten komen. Zo bieden wij diverse rolcontainers en securityboxen aan die over speciale inwerpopeningen beschikken en bovendien ook afsluitbaar zijn. Zo kan niemand de papieren weer uit de container halen nadat deze zijn weggegooid.

Behalve het feit dat Milieu Service Nederland zorgt voor een veilige inzameling van uw papieren data, zorgen wij er ook voor dat deze op betrouwbare en veilige wijze worden afgevoerd en vernietigd. Afhankelijk van waar uw organisatie gevestigd is, is het in sommige gevallen zelfs mogelijk om het papier direct voor de deur te vernietigen! Of uw papieren nu voor de deur of op het depot worden vernietigd, vernietiging gebeurt altijd volgens de richtlijnen van de National Association for Information Destruction (NAID). Daarnaast maken wij voor de vernietiging gebruik van de nieuwste technieken en worden uw papieren vervolgens gerecycled.

PAPIERVERNIETIGING EN ARCHIEFVERNIETIGING

Milieu Service Nederland is specialist op het gebied van papiervernietiging en archiefvernietiging. Daarom vinden wij altijd een oplossing die past bij uw situatie. Bij ons bent u verzekerd van een betrouwbare en veilige inzameling en vernietiging van al uw vertrouwelijke papieren. Voor zowel structurele inzameling en vernietiging als eenmalige inzameling en/of vernietiging van uw documenten, kunt u bij ons terecht.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Het is ook mogelijk om direct een offerte aan te vragen. Onze Branchemanagers helpen u graag om de meest veilige manier te vinden om uw vertrouwelijke papieren in te zamelen en te vernietigen.

Top